SUBTOTALES-Ms-EXCEL

La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada área.

Para utilizar la función de subtotales en excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con datos ordenados por columnas.

Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que queremos tener.

Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, es decir por la columna Importe; una vez ordenado ese campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas dónde tenga datos. Dentro de la cinta de Opciones de Ms-Excel, nos posicionamos en la pestaña Datos y seleccionamos la opción Subtotal, aparecerá un cuadro del diálogo. 

El Cuadro de Dialogo nos representara una serie de opciones en donde debemos seleccionar por ejemplo Zona.

En el cuadro de opción "Usar función": seleccionamos Suma. 

En la lista de "Agregar sub-total a:" marcamos, en este caso únicamente la opción Importe.

Revisamos que estén seleccionadas las opciones 

* Reemplazar Sub-totales actuales, 

* Resumen debajo de los datos

 y hacemos clic en Aceptar 

Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadros numerados del 1 al 3 del lado derecho de nuestra hoja, esto es por que ha agrupado las información de nuestro archivo en 3 niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es por zona y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos.

C43-FUNCIÓN SUB-TOTALES

F43:Apuntes de Clases/Ayuda Excel

TABLAS DINAMICAS

Un informe de Tabla Dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Estos informes sirven para analizar datos numéricos en profundidad y para responder a preguntas no anticipas sobre datos, están especialmente diseñados para: 

• Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el usuario.
• Calcular el sub-total y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y sub-categorías, y crear cálculos y formulas personalizados.
• Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
• Desplazar filas y columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen.
• Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los sub-conjuntos de datos mas útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.

CREAR UNA TABLA DINÁMICA...

Dentro de la Cinta de Opciones de MS-Excel, nos posicionamos en la pestaña Insertar y pulsamos Crear Tabla Dinámica 


...A continuación, aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos que se ubiquen… 


Podríamos, también, crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.


En el caso de seleccionar la opción Selecciona una Tabla o Rango, debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para continuar.

C41-Tabla Dinámica
C42-Como Crear una Tabla Dinámica
F41/42:Apuntes de Clases/Ayuda Excel

VALIDACION DE DATOS

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Para aplicar una validacion de datos en una Celda debemos realizar los siguientes pasos:

• Seleccionamos la celda que queremos validar.
• En la Cinta de Opciones, nos posicionamos en la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. 

 

Nos aparece un cuadro de Diálogo validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones. 

En la Sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto, dentro de Permitir podemos encontrar:

• Cualquier valor, 
• Número entero, 
• Decimal, 
• Lista, 
• Fecha, 
• Hora, 
• Longitud de texto 
•  personalizada. 

En la pestaña Mensaje de Entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. 

En la pestaña Mensaje de Error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Cuando utilizar la Validación de Datos:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.
• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico.
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. 
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto. 
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas.  

C39- Validación de Datos 

C40- Aplicar la Validación de Datos

F39/40: Apuntes de Clases/Ayuda Excel

Aplicar Encabezado y Pie de Pagina - Ms-Excel 2007

Una forma de personalizar un documento es  aplicar  un encabezado o un pie de página son los mismos, esto nos permite entre otras cosas, identificar el documento que estamos utilizando, quien fue el autor del archivo, la fecha en que fue modificado por última vez, cantidad de paginas etc.

C38-Para aplicar un encabezado o un pie de página podemos optar por realizarlo de la siguiente manera:

1. En la cinta de Opciones, posicionarnos en Texto, luego seleccionar Encabezado y Pie de Página.
2. Seleccionamos el campo que deseamos aplicar, esto es un encabezado o el pie de pagina
3. Y se habilita la Herramienta para encabezado y Pie de Página y podemos Aplicar una Imagen, Texto, Fecha, Hora, Etc.
4. Apretando la tecla Exc, se deshabilitan las herramientas y podemos continuar trabajando en nuestro documento.

 F38: Ayuda de Excel 2007